Nowoczesne zarządzanie miastem.

Początek XXI w. jest okresem zmian w podejściu do zarządzania w administracji publicznej. Pojawiające się nowe koncepcje zarządzania publicznego wyznaczają obszar, który w sposób szczególny powinien podlegać istotnym zmianom. Zmiany te nie dotyczą jedynie gospodarowania środkami publicznymi czy zwiększeniu jego sprawności.

W samorządach tak samo, jak w prężnie rozwijających się firmach istnieje konieczność modernizacji struktur organizacyjnych. Coraz częściej wymaga się od samorządów podejścia zadaniowego czy projektowego do pewnych spraw. Aktualnie jest to wymuszone między innymi systemem pozyskiwania i rozliczania środków Unii Europejskiej.

W firmach biznesowych stosowanie podejścia procesowego jest powszechnością i czymś naturalnym. Taka adaptacja i dostosowanie struktur organizacyjnych urzędów jest koniecznością.

Ciągłe doskonalenie jest obowiązkiem współczesnych organizacji. Świadomość tych faktów w administracji samorządowej jest coraz powszechniejsza. Coraz więcej samorządów wdraża różne metody poprawy jakości zarządzania (np. systemy ISO, metoda CAF). Jednakże świadomość, że służyć to powinno całemu społeczeństwu jest cięgle niewystarczająca.

W każdej organizacji, firmie, stowarzyszeniu musi, co jakiś czas nastąpić przegląd sposobów zarządzania. Systemy zarządzania starzeją się, a nie poddawane audytom, nie nadążają za nowymi wymaganiami. Kiedy wielki prezydent Krakowa Józef Dietl zaczął zarządzać miastem pod koniec XIX wieku, zainicjował swoją działalność  od zreformowania magistratu. Miał zamiar zarządzać nowoczesnym miastem i wiedział, że należy zacząć przeprowadzenie wielkich zadań od przystosowania administracji.

Ostateczną funkcją zarządzania jest zarządzanie pracownikiem i pracą. Pracę trzeba wykonać, a środkami, którymi się ją wykonuje są pracownicy – od tych z najniższymi kwalifikacjami aż po wicedyrektorów. Oznacza to taką organizację pracy, która będzie najwłaściwsza dla ludzi i która uczyni ich pracę najbardziej efektywną i produktywną.

Peter F.Drucker, „ojciec-założyciel” zarządzania pisał, że istotną cechą zarządzania jest czas. Zarząd przedsiębiorstwa musi zawsze brać pod uwagę teraźniejszość i przyszłość instytucji. Działanie zawsze jest na rezultaty w przyszłości. To, co zastanie zainicjowane teraz potrzebuje czasu, aby mogło przynieść wymierne korzyści w przyszłości. Najbardziej niebezpieczną rzeczą w sprawnym zarządzaniu jest rutyna, która przesłania mechanizm działania instytucji. Ludzie przestają kojarzyć zakres wykonywanych zadań. Przyjmowanych do pracy jest coraz więcej pracowników, którzy nie otrzymują nowych zadań, ale dość często powielają te, które są przydzielane innym.

W tym miejscu już pisałam o rozmytej odpowiedzialności magistrackich urzędników. Patrząc, z perspektywy lat sprawowania przeze mnie funkcji radnej zastanawiałam się nad tym, kto i kiedy bierze w urzędzie odpowiedzialność za powstające decyzje i ich zgodność z przepisami prawnymi; czy wiemy, który urzędnik podjął jaką decyzję. Dla petenta struktura urzędu nie jest jasna. Może należałoby ją przeanalizować i przebudować?

Jakiś czas temu prezydent Józef Lassota rozpoczął starania, aby każde stanowisko w urzędzie było opisane, aby struktura urzędu była klarowna i oczywista dla petenta, aby urząd był pod stałą kontrolą i wciąż, ze względu na zmieniające się potrzeby– dostosowywał się do aktualnie panującej sytuacji.  Urząd powinien być dość regularnie restrukturyzowany.

Organizacyjna struktura urzędu wymaga odświeżenia. Proces reorganizacji powinien być  zaproponowany przez zewnętrzną firmę, która popatrzy na urząd z zewnątrz, jak na organizm, który ma prawidłowo funkcjonować i to jak najlepiej. W Polsce jest już bardzo wiele firm, które specjalizują się w przeprowadzeniu różnych typów restrukturyzacji.

Obecnie na etapie zmian w Krakowie jest wiele szanowanych, istniejących od wieków instytucji, które chcą unowocześnić zarządzanie.

A kiedy ktoś mówi, że wprowadzenie zmian kosztuje. No cóż. Niekiedy należy coś lub kogoś wymienić, aby potem było sprawniej, taniej, nowocześniej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *